เลขานุการ-Secretary

เลขานุการ-Secretary

นิยามอาชีพ
  ผู้ปฏิบัติเลขานุการ-Secretary เป็นผู้ทำหน้าที่อำนวยความสะดวกให้แก่ผู้บริหารขององค์กรในการบริหารจัดการงานขององค์กรให้บรรลุผลสำเร็จตามนโยบาย และเป้าหมายขององค์กร ตลอดจนช่วยแก้ไขปัญหาอุปสรรคในการบริหารจัดการให้เป็นไปด้วยความราบรื่น และรวดเร็ว

ลักษณะของงานที่ทำ
  ตรวจสอบงานเป็นประจำ เพื่อป้องกันความผิดพลาด ทำการนัดหมาย และจัดตารางการนัดหมายให้ผู้บังคับบัญชาเตือนการนัดหมายให้ผู้บังคับบัญชาทราบถึงกำหนดการนัดหมายให้ทราบล่วงหน้าติดต่อสอบถามงานทางโทรศัพท์ หรือทางอินเตอร์เน็ต บันทึกงานจากผู้บังคับบัญชาโดยใช้ชวเลขแล้วนำมาจัดพิมพ์ ร่างจดหมายโต้ตอบทั้งภาษาไทย และภาษาต่างประเทศที่องค์กรใช้เป็นประจำ ดูแลรับผิดชอบ จัดแฟ้มเอกสาร จัดการประชุม เตรียมเอกสารในการประชุมของผู้บังคับบัญชา การจัดทำรายงานการประชุม จัดการ และดูแลเอกสารที่เป็นส่วนตัวและที่สำคัญแก่ผู้บังคับบัญชาเจรจาโต้ตอบ และการนัดหมายธุรกิจ ประสานงานกับเจ้าหน้าที่ในองค์กรที่เกี่ยวข้องกับงานของผู้บังคับบัญชา ต้องมีความเข้าใจถึง ธรรมชาติ และภาระหน้าที่ของทั้งผู้บังคับบัญชา และองค์กรที่ตนปฏิบัติอยู่และรู้จักการแก้ไขปัญหาข้อ ขัดแย้ง เมื่อปฏิบัติงานจนได้รับความวางไว้ใจของผู้บังคับบัญชาแล้วอาจได้รับมอบหมายให้ทำงานแทนได้ในบางกรณี

สภาพการจ้างงาน
  ในส่วนงานราชการจะได้รับเงินเดือนตามวุฒิการศึกษา แต่ในองค์กรธุรกิจเอกชนจะได้รับเงินเดือนมากกว่า 1 ถึง 2 เท่าคือประมาณ 8,000-15,000 บาท อาจมีค่าล่วงเวลา และโบนัส และได้รับสวัสดิการตามระเบียบของทางราชการ หรืออย่างต่ำตามกฎหมายแรงงาน สำหรับภาคเอกชนถ้าจะต้องติดตามผู้บริหารไปปฏิบัติงานนอกพื้นที่ หรือในต่างประเทศก็จะได้รับค่าเบี้ยเลี้ยง ค่าที่พัก ค่าพาหนะ ค่าเดินทาง
เวลาทำงานเป็นไปตามกฏเกณฑ์ขององค์กร ซึ่งมีชั่วโมงทำงานปกติไม่เกินวันละ 8 ชั่วโมง สัปดาห์ละไม่เกิน 48 ชั่วโมง แต่ผู้ปฏิบัติงานเลขานุการ-Secretary อาจจะต้องทำงานนอกเวลาทำงานปกติและวันหยุด ขึ้นอยู่กับภาระกิจของผู้บริหาร หรือผู้บังคับบัญชา

สภาพการทำงาน
  ต้องทำงานภายใต้สภาวะความกดดัน เนื่องจากต้องมีความรับผิดชอบสูง และต้องพบกับบุคคลหลายประเภท ซึ่งมีบุคลิก และอารมณ์ที่แตกต่างกัน อีกทั้งต้องคำนึงถึงผลประโยชน์ของผู้บังคับบัญชา และองค์กรจึงต้องใช้ความสุขุม ละเอียดรอบคอบ และอดทน นอกจากนี้ต้องทำงานให้เสร็จทันต่อเวลา เมื่องานไม่เสร็จในเวลาที่มอบหมายก็ต้องทำงานนอกเวลา เพื่อให้งานที่รับมอบหมายแล้วเสร็จ
ประสานงานทั้งภายใน และภายนอกองค์กรด้วยมนุษยสัมพันธ์ที่ดี เพื่อให้งานสำเร็จตาม เป้าหมายต้องทำหน้าที่เสมือนเป็นประชาสัมพันธ์ให้ผู้บังคับบัญชา และองค์กร เมื่อทำการนัดหมาย ติดต่อทางธุรกิจ และอาจจะต้องมีการเดินทางไปทำงานในต่างจังหวัด และต่างประเทศได้ในบางโอกาส

คุณสมบัติของผู้ประกอบอาชีพ
  1. ผู้ที่ปฏิบัติงานเลขานุการ-Secretaryต้องมีวุฒิการศึกษาอย่างน้อยประกาศนียบัตรวิชาชีพทางเลขานุการ จนถึงปริญญาตรี หรือปริญญาโทขึ้นอยู่กับลักษณะงานขององค์กร ขนาดขององค์กร และระดับผู้บริหาร
2. มีความรู้งานขององค์กรที่ทำงานอยู่
3. สามารถใช้ชวเลข และใช้ภาษาได้มากกว่าหนึ่งภาษาคือ ภาษาไทย และภาษาต่างประเทศ เช่น อังกฤษ ญี่ปุ่น หรือ จีน เป็นต้นขึ้นอยู่กับการประกอบธุรกิจขององค์กรนั้น ซึ่งต้องสื่อสารได้ทั้งการเขียน และการพูด
4. เป็นผู้มีบุคลิก และอุปนิสัยที่ดี มีกาลเทศะและมีปฏิภาณไหวพริบ คล่องแคล่วทุกด้าน
5. มีความรับผิดชอบงานดีมาก อดทน ทำงานภายในสภาพกดดันสูงได้ และมีมนุษยสัมพันธ์ดี
6. ต้องใช้อุปกรณ์สำนักงานที่จำเป็นต่องานและสามารถใช้คอมพิวเตอร์ และโปรแกรมต่างๆ ได้
7. สามารถให้คำปรึกษาแนะนำแก่ผู้บังคับบัญชา ตลอดจนการแก้ไขปัญหาอุปสรรคของงานในความรับผิดชอบของผู้บังคับบัญชา
8. มีความสามารถในการเก็บความลับของผู้บังคับบัญชา และองค์กร
9. มีความสามารถในการต้อนรับผู้มาติดต่อ เพื่อสร้างภาพลักษณ์ของผู้บังคับบัญชา และองค์กร
10. มีความสามารถในการสร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างบุคคล หรือองค์กรที่มาติดต่อ
11. มีความสามารถในการประชาสัมพันธ์ เพื่อประโยชน์ของผู้บังคับบัญชา และองค์กร
12. เป็นผู้อุทิศเวลาให้แก่การทำงาน
ผู้ที่จะประกอบเลขานุการ-Secretary ควรเตรียมความพร้อมคือ : สำหรับผู้จบการศึกษาที่มีวุฒิการศึกษาไม่ตรงกับสาขาวิชาเลขานุการ ทั้ง ปวส. หรือ ในระดับปริญญาตรี สามารถเข้ารับการฝึกอบรมหลักสูตรเลขานุการระยะสั้น จากโครงการการศึกษาต่อเนื่องตามมหาวิทยาลัยต่างๆ หรือสถาบันที่กระทรวงศึกษาธิการให้การรับรองเพิ่มเติมได้

โอกาสในการมีงานทำ
  ปัจจุบันองค์กรทั้งที่เป็นองค์กรธุรกิจเอกชน และรัฐวิสาหกิจทางธุรกิจ และรัฐวิสาหกิจ ต้องการผู้มีความสามารถในการทำงานตำแหน่งเลขานุการเฉพาะด้านมากขึ้นตามประเภทธุรกิจขององค์กร คือองค์กรประกอบธุรกิจด้านใดก็ต้องการผู้มีคุณสมบัติการศึกษาทางด้านนั้น ๆ
บางองค์กรจะรับเลขานุการที่จบปริญญาตรีสาขาใดก็ได้แต่ต้องพูด อ่าน เขียนภาษาต่างประเทศ และสื่อสารได้ดี แนวโน้มในการว่าจ้างเลขานุการในปัจจุบันได้ปรับเปลี่ยนไปตามรูปแบบ และงานธุรกิจขององค์กร คือมีการว่าจ้างผู้ที่ไม่จำเป็นต้องเรียนหรือจบสาขาวิชาชีพเลขานุการเสมอไปแต่ผู้สนใจในเลขานุการ-Secretaryควรที่จะเข้ารับการอบรมในหลักสูตรเลขานุการ เพื่อเรียนรู้การทำงาน
ในหน่วยงานของภาคราชการนั้น ไม่มีตำแหน่งเลขานุการของผู้บริหารโดยเฉพาะแต่ผู้บริหารอาจแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ผู้ใดก็ได้ให้ทำหน้าที่เลขานุการของตนได้ สำหรับรัฐวิสาหกิจ มหาวิทยาลัย วิทยาลัย ก็เป็นเช่นเดียวกันกับภาคราชการ ส่วนในองค์กรเอกชนอาจจะมีการว่าจ้างงานผู้ปฏิบัติงานตำแหน่งเลขานุการของผู้บริหารระดับต่างๆ เช่น เลขานุการของกรรมการบริหาร เลขานุการ ผู้จัดการประจำฝ่ายหรือแผนก หรือเลขานุการฝ่าย หรือแผนกที่สำคัญๆ ในองค์กร คือจะทำหน้าที่เป็นเลขานุการส่วนกลาง เช่น เลขานุการฝ่ายการตลาด เลขานุการฝ่ายขาย หรือเลขานุการกองบรรณาธิการ
สำหรับผู้บริหารระดับสูงในองค์กรใหญ่ๆ หรือนักธุรกิจข้ามชาติจำเป็นต้องมีเลขานุการตำแหน่งละ 1 คน หรืออาจมีเลขานุการส่วนตัวด้วยทำให้มีการว่าจ้างงานในตำแหน่งเหล่านี้อยู่ในเกณฑ์สูงขององค์กรธุรกิจนั้นๆ ซึ่งต้องการผู้มีประสบการณ์ ในหน้าที่เลขานุการอย่างน้อย 3-5 ปี
ผู้สนใจในการประกอบเลขานุการ-Secretaryอาจสมัครงานกับบรรษัทข้ามชาติ ธนาคาร และองค์กรด้านการเงินบริษัท ห้างร้านในนิคมอุตสาหกรรมที่ตั้งอยู่ในพื้นที่ทั่วทุกภาค ดังนั้น จึงอาจกล่าวได้ว่าโอกาสในการมีงานทำของเลขานุการ-Secretaryยังคงมีอยู่ตลอดเวลา อย่างไรก็ดีผู้ประกอบเลขานุการ-Secretaryจะมีความก้าวหน้าในการทำงานได้ต้องขวนขวายหาความรู้หรือศึกษางาน เพื่อตามให้ทันเหตุการณ์ของโลก หรือหน่วยราชการที่ตนสังกัดอยู่จะได้นำมาใช้ประโยชน์ในงานที่ตนรับผิดชอบให้เป็นไปด้วยความเรียบร้อย และรวดเร็ว

โอกาสความก้าวหน้าในอาชีพ
  เมื่อมีประสบการณ์การทำงานตั้งแต่ 2-5 ปี ขึ้นไป อาจเลื่อนตำแหน่งเป็นเลขานุการของผู้บริหาร (Secretary to Executive) หรือถ้ามีประสบการณ์มาก อาจได้เลื่อนตำแหน่งเป็น เลขานุการของกรรมการผู้จัดการ ( Secretary to Managing Director ) หรือผู้บริหารระดับสูง ซึ่งจะได้รับเงินเดือนตามอายุการทำงานตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงสูงสุด คือประมาณ ตั้งแต่ 15,000-80,000 บาท หรืออาจมากกว่านี้ในบรรษัทข้ามชาติ เช่นบริษัทน้ำมัน ธนาคาร บรรษัทอุตสาหกรรม เป็นต้น

อาชีพที่เกี่ยวเนื่อง
  องค์กรมืออาชีพอิสระที่จัดการประชุมระดับชาติหรือนานาชาติ จะจัดจ้างผู้ที่ทำหน้าที่เลขานุการในการประชุมใหญ่ๆ ไว้บริการเฉพาะกิจ ในศูนย์การจัดประชุมระดับชาติ ซึ่งเลขานุการเหล่านี้จะได้รับค่าจ้างที่ค่อนข้างสูงอันเป็นอีกทางเลือกหนึ่งในการทำงานที่ท้าทาย นอกจากนี้ ผู้ที่มีความสามารรถทางภาษาอาจใช้ความรู้ความชำนาญทำงานแปลเอกสาร หรือทำงานเป็นล่ามเฉพาะบุคคล กลุ่มบุคคล หรือในที่ประชุมนานาชาติ

แหล่งข้อมูลอื่น ๆ
  ผู้สนใจเลขานุการ-Secretaryจะหาได้จากหนังสือพิมพ์ และแหล่งงานทางอินเตอร์เน็ต การจัดประเภทมาตรฐานอาชีพ (ประเทศไทย) สมาคมเลขานุการแห่งประเทศไทย