พนักงานต้อนรับ-Receiptionist
ผู้ปฏิบัติงานพนักงานต้อนรับ-Receiptionist ทำหน้าที่ต้อนรับ หรือ รับรองแขก หรือผู้ที่เข้ามาในองค์กร หรือสถานประกอบกิจการ ติดต่อสอบถาม ขอทราบชื่อ และความประสงค์ ของผู้มาติดต่อ จัดสรร ประสานงาน อำนวยความสะดวก ให้เป็นไปตามความต้องการของผู้มาติดต่อ
ลักษณะของงานที่ทำ
ต้อนรับแขกหรือผู้มาติดต่อกับองค์กร ด้วยอัธยาศัยอันดีงาม ขอทราบนามและชื่อขององค์กรของผู้มา ติดต่อ ขอทราบชื่อบุคคล หน่วยงาน และจุดประสงค์ ที่ต้องการติดต่อหรือเข้าพบ แล้วจัดการติดต่อประสานงานให้ตามความประสงค์ของผู้มาติดต่อ
ทำหน้าที่นัดหมายตัวบุคคล วัน เวลา สถานที่ ของบุคลากรในองค์กร ให้ผู้มาติดต่อได้พบ อาจบันทึกชื่อหน่วยงาน วัตถุประสงค์ที่มาติดต่อ บุคคลที่มาติดต่อลงในสมุดบันทึก พร้อมทั้งมอบบัตรติดเสื้อแสดง ตัวของผู้มาติดต่อ (ป้าย Visitor) เพื่อเข้าพบบุคคลที่ต้องการพบหรือเข้าไปในสถานที่ต้องการใช้บริการ เช่น ห้องสมุด หรือติดต่อธุรกิจ อาจทำหน้าที่ธุรการ เช่น เป็นพนักงานรับโทรศัพท์ หรือผู้ควบคุมโทรศัพท์ หมายเลขกลาง เพื่อตอบรับ และติดต่อหมายเลขภายในที่ผู้โทรศัพท์เข้ามาต้องการจะพูดด้วย
ทำหน้าที่ตอบข้อซักถาม หรือให้ข้อมูลพื้นฐานต่างๆ เกี่ยวกับองค์กรแก่ผู้มาติดต่อสอบถาม รับ และคัดเลือกไปรษณียภัณฑ์ที่มาส่งให้กับเจ้าหน้าที่ธุรการ หรือเลขานุการของแต่ละแผนก รับพัสดุและสิ่งของขององค์กร โดยทำการบันทึกชื่อของผู้จัดส่ง ชื่อของผู้รับ วัน เวลา ที่นำมาส่ง
อาจอำนวยความสะดวกในเรื่องที่จอดรถและบริการเรียกรถให้แก่แขกคนสำคัญตามที่แขกร้องขอ ในส่วนของพนักงานต้อนรับของโรงแรมจะต้องทำหน้าที่ที่สำคัญมากที่สุดในการต้อนรับแขกหรือลูกค้า ที่เข้ามาที่แผนกโดย
ทำหน้าที่ต้อนรับทักทายแขกหรือผู้มาเข้าพัก
ดำเนินการตามขั้นตอนในการลงทะเบียน และจ่ายกุญแจห้อง
ตอบข้อซักถามของแขก
อาจเตรียมใบเสร็จรับเงิน เกี่ยวกับค่าใช้จ่ายของแขก ซึ่งมีตั้งแต่ค่าอาหาร ค่าเครื่องดื่ม ค่าซักรีด รวมถึงการรับเงินค่าห้องพักและค่าใช้จ่ายจากแขก
ติดต่อประสานงานกับแผนกต่างๆ ให้ทราบเพื่อเตรียมห้อง การบริการอาหาร และเครื่องดื่ม
ติดต่อกับฝ่ายแม่บ้านให้ตรวจดูแลห้องพักแขกและสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ ให้ครบถ้วน
อาจช่วยทางโรงแรมขายบริการต่างๆ ที่โรงแรมจัดเสนอไว้บริการอีกด้วย
ถ้าปฏิบัติงานในโรงพยาบาลเอกชน หรือคลีนิค อาจทำหน้าที่ให้ข้อมูลขั้นต้นแก่ผู้ที่มาขอรับการตรวจ หรือ
แจ้งที่ตั้งของแผนกต่างๆ ห้องตรวจของผู้ป่วย ให้กับผู้ป่วย หรือญาติของผู้ป่วยทราบ
ตอบข้อซักถามต่างๆ ตลอดจนแจกแผ่นพับข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับการป้องกันโรคหรือกิจกรรมของ โรงพยาบาล
สภาพการจ้างงาน
ผู้ปฏิบัติงานพนักงานต้อนรับ-Receiptionist มีเวลาการทำงานที่หลากหลายและแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับธุรกิจขององค์กรที่ ปฏิบัติงานโดยทั่วไป องค์กรธุรกิจหรือ สถานประกอบกิจการ จะมีชั่วโมงการทำงานวันละ ประมาณ 8 ชั่วโมง อาจเริ่ม ตั้งแต่ 8 .30 - 17.30 น. หรือ 9.00 - 18.00 น. หรือ ตั้งแต่ 10.00 - 19.00 น. ในกรณีที่มีชั่วโมงการทำงาน 12 - 24 ชั่วโมง พนักงานต้อนรับจะทำงานเป็นกะหรือเป็นการอยู่เวร
ค่าตอบแทนการทำงาน สำหรับผู้ปฏิบัติงานเริ่มแรกในพนักงานต้อนรับ-Receiptionist ในภาครัฐจะได้รับเงินเดือนตาม วุฒิการศึกษา และสวัสดิการตามระเบียบของทางราชการ ในภาคเอกชนจะได้รับเงินเดือนขั้นต้นประมาณเดือนละ 6,500 บาท - 8,500 บาท สวัสดิการตามกฎหมายแรงงาน และโบนัสตามผลประกอบการของ องค์กร
สภาพการทำงาน
ผู้ปฏิบัติงานพนักงานต้อนรับ-Receiptionist จะปฏิบัติงานอยู่ในพื้นที่ส่วนหน้าขององค์กร ที่สามารถต้อนรับผู้ที่เข้ามาเยี่ยม หรือมาพบได้ทันที คือที่โต๊ะหรือสถานที่ที่จัดไว้เพื่อการต้อนรับ (Reception desk)
องค์กรขนาดใหญ่จะมีเจ้าหน้าที่ต้อนรับปฏิบัติงานมากกว่า 1 คน หรืออาคารธุรกิจขนาดใหญ่ อาจมีพนักงานต้อนรับ 4-5 คน มีอุปกรณ์ทำงาน เช่นคอมพิวเตอร์ จอมอนิเตอร์ โทรทัศน์วงจรปิด (เพื่อตรวจสอบความปลอดภัย) เครื่องโทรศัพท์ สวิชท์บอร์ด
คุณสมบัติของผู้ประกอบอาชีพ
1. สำเร็จการศึกษาระดับ ประโยควิชาชีพ จนถึงระดับปริญญาตรี
2. มีบุคลิกลักษณะดีรู้จักปฏิบัติหน้าที่อย่างเหมาะสม
3. มีความอดกลั้น อดทน และ รู้จักกาลเทศะ
4. มีไหวพริบในการแก้ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้โดยไม่คาดคิด ช่างสังเกต เรียนรู้ได้เร็ว
5. สามารถใช้ภาษาอังกฤษได้พอสมควร
6. สามารถใช้เครื่องคอมพิวเตอร์และโปรแกรมต่างๆ ได้
7. มีความคิด และเข้าใจในเรื่องงานบริการ
8. มีมนุษยสัมพันธ์ดี ให้ความอบอุ่นและมีไมตรีจิตแก่ผู้มาติดต่อ
ผู้ที่จะประกอบพนักงานต้อนรับ-Receiptionist ควรเตรียมความพร้อมดังต่อไปนี้ : ควรเข้ารับการฝึกอบรมการใช้เครื่องอุปกรณ์สำนักงานทุกประเภท และการฝึกอบรมเกี่ยวกับความสามารถการใช้ภาษาอังกฤษในระดับ ที่สามารถสื่อสารได้ดี ต้องพัฒนาสร้างความมั่นใจในตนเอง แสวงหาความรู้เกี่ยวกับประวัติความเป็นมาและประเภทธุรกิจขององค์กรที่ต้องการจะสมัครงานอย่างละเอียด
โอกาสในการมีงานทำ
ปัจจุบันองค์กรทั้งภาครัฐและภาคเอกชนให้ความสำคัญกับงานต้อนรับเป็นอย่างมากเพราะ การต้อนรับที่ดีสามารถทำให้ผู้มาติดต่อ หรือแขกประทับใจในวินาทีแรกที่ก้าวเข้ามาในองค์กรได้รับข้อมูลที่ถูกต้องก่อนจะเข้าไปพบกับบุคคลที่นัดหมายไว้ หรือหน่วยงานที่ต้องการไปติดต่อทำธุรกิจด้วย ให้บริการข้อมูลด้วยความรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ ด้วยมารยาท และการต้อนรับที่อบอุ่นและมีไมตรีก็เท่ากับว่า ธุรกิจขององค์กรได้รับผลสำเร็จไปครึ่งหนึ่งแล้ว ดังนั้นการว่าจ้างบุคลากร ให้มาปฏิบัติงานในพนักงานต้อนรับ-Receiptionistจึงจำเป็น อย่างยิ่งมีแนวโน้มในการจ้างงานสูง องค์กรขนาดใหญ่จะว่าจ้างพนักงานอย่างน้อย 3 - 5 คน
สถานประกอบกิจการธุรกิจที่ว่าจ้างพนักงานต้อนรับมีอยู่ทั่วไป เช่น โรงแรม รีสอร์ท อาคารที่พักแบบ ห้องชุด ภัตตาคาร ห้างสรรพสินค้า โรงพยาบาลเอกชน คลีนิคทางการแพทย์ บริษัท สถานประกอบการอุตสาหกรรม สำนักงาน อาคารธุรกิจที่มีสำนักงานหรือบริษัทเช่าเพื่อประกอบธุรกิจ นอกจากนี้บริษัท ที่เช่าทำธุรกิจในอาคารนั้นๆ ยังมีพนักงานต้อนรับของตนเองอีกต่างหาก สถานบริการเสริมความงามและดูแลสุขภาพ หรือธุรกิจเกือบ ทุกประเภท ดังนั้น ผู้มีความรู้ความสามารถและมีใจรักในการติดต่อกับบุคคลทั่วไป จะมีโอกาสอย่างมากในการทำงานพนักงานต้อนรับ-Receiptionist
โอกาสความก้าวหน้าในอาชีพ
ผู้มีความสามารถจะได้รับการเลื่อนตำแหน่งเป็นถึงหัวหน้าแผนก และอาจได้รับมอบหมายให้ทำงานประชาสัมพันธ์ขององค์กร ในระยะเวลา 3 - 5 ปี ถ้ามีความชำนาญ ศึกษาหาความรู้เพิ่มเติมอาจได้รับการ มอบหมายให้เป็นผู้จัดการสำนักงานส่วนหน้า
อาชีพที่เกี่ยวเนื่อง
เจ้าหน้าที่ประชาสัมพันธ์ เลขานุการฝ่าย พนักงานขาย เจ้าหน้าที่ส่งเสริมการขาย เจ้าหน้าที่ฝึกอบรม เจ้าหน้าที่ฝ่ายบุคคล เจ้าหน้าที่ฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์
แหล่งข้อมูลอื่น ๆ
หนังสือพิมพ์และเว็บไซต์ในการจัดหางาน บริษัท สำนักงานและองค์กรที่ต้องการรับสมัครงานในตำแหน่งนี้ กรมจัดหางาน กระทรวงแรงงานและ สวัสดิการสังคม
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น